Of leiers dit besef of nie, kommunikasie is een van die mees impakvolle aktiwiteite, waarmee ‘n persoon homself kan besig hou. Meer as dit: Indien kommunikasie reg en goed geskied, los dit uiters baie probleme sonder meer op. Dis bekend in die kommunikasiewetenskap dat die regte soort kommunikasie uiters baie help met die skep van helderheid en duidelikheid in enige soort kollektiewe poging. Patrick Lencioni, ‘n kenner in korporatiewe kommunikasiewetenskap, beweer dat die hou van die regte soort vergaderings uiters belangrik is vir die skep van operasionele helderheid en duidelikheid. In ‘n vorige nuusbrief het ek verduidelik uit watter eienskappe goeie vergaderings moet bestaan. Dis dinge soos doel, die regte soort eerlike gesprekke en nog meer. In hierdie deel wil ek slegs die verskillende soorte vergaderings, wat nodig is, noem en kortliks verduidelik.
Daar is vier soorte vergaderings, wat nodig is vir ‘n maatskappy of gemeente om effektief te kan kommunikeer en funksioneer. Lencioni praat van ‘n vergadering-bredie. Net soos wat ‘n goeie, smaaklike bredie bestaan uit ‘n paar sleutelbestand-dele, moet ‘n maatskappy oor ‘n goeie vergaderingbredie beskik. Hierdie ideale bredie bestaan uit die volgende vier soorte vergaderings.
Daaglikse in-check in vergaderings: Hierdie vergaderings duur slegs vyf tot tien minute. Trouens, soms word daar van “stand-up” vergaderings gepraat, want die personeel hoef nie eers te sit nie. Hierdie vergaderings is bloot vir die doel om die lug te suiwer oor enige administratiewe sake, wat nuttig sal wees om te weet. Dit raak sake, soos sekere departemente of sleutelindividue se skedules, gebeurtenisse en waarskuwings oor enige opkomende saak, wat mense beter kan voorberei daarvoor. Sommige leiers, met wie ek al gepraat het, weerstaan die idee om elke dag check-ins te hou. Sommige het goeie redes en ander minder goed. Hierdie soort vergaderings hoef egter nie streng elke dag gehou te word nie, maar dit is uiters nuttig, wanneer dit wel gereeld is. Ervaring is dat baie probleme, wat later groot en onhanteerbaar raak, voorkomend opgelos kan word deur gereeld hierdie soort kommunikasie te hê.
Weeklikse taktiese vergaderings: Hierdie is gewoonlik die vergaderings waarteen personeel of die leierskapspan opsien. Lencioni beweer egter dat die rede hiervoor is dat die vergaderings verkeerd gebruik en ingerig word. Wanneer daar veronderstel word dat vertroue heers, dan is daar ‘n paar dinge wat die vergadering meer effektief kan maak.
Daar moenie altyd ‘n agenda voor die tyd opgestel word nie. Die rede is dat die leier of voorsitter nie altyd vooruit gaan weet watter punte belangrik gaan wees, voor hy met die res van die groep gepraat het nie. Dis beter dat elke lid van die vergadering in hoogstens ‘n minuut rapporteer aangaande die twee of drie sakies wat hulle glo, die hoogste prioriteite in hulle komende week gaan wees. Wanneer almal dit doen en daar agtergekom word wat werklik hierdie week in die maatskappy aan die gebeur is, mag die span dalk hulle prioriteite verander.
Hierdie vergaderings gaan primêr oor hoe die maatskappy vaar in die lig van die doelwitte, wat hulle as die belangrikste beskou. Op ‘n praktiese vlak kan die verskillende aktiwiteite met kleure aangedui word. Groen dui die aktiwiteite aan waarmee ons tevrede is en waar ons op skedule is. Geel kan gebruik word vir aktiwiteite, waarmee daar nie sleg gevaar word nie, maar waar daar nog ruimte vir verbetering is. Rooi word gebruik vir sake, waarmee ons agter is en wat dringend aandag nodig het.
Gereelde tematiese vergaderings: Hierdie soort vergaderings word op ‘n ad hoc-basis gehou, maar kan nie minder as een keer per kwartaal wees nie. Die agenda word bepaal deur kritiese sake, wat die welstand van die maatskappy oor ‘n lang termyn kan beïnvloed. Dit kan temas wees, soos skielike verandering in kontantvloei, kulturele skuiwe, wat die toekoms van die maatskappy kan raak, ‘n afname in die kollektiewe moraal van die mense in die departement of groep. Hierdie dinkskrums kan nie produktief wees in ‘n tydgleuf van minder as ‘n paar uur nie. Die kritiese sake kan vooraf vasgestel word. Verskillende aspekte van die probleme kan dan vooraf nagevors word en in die groep bespreek word, op soek na oplossings.
Kwartaallikse opleidings- en dinkskrumvergaderings. Die doel van hierdie vergaderings is om terug te staan van die maatskappy en dinge te besigtig van ‘n afstand af te besigtig. Dis waarom dit soms goed is om hierdie soort vergaderings op ‘n ander plek as by die kantoor te hou. Temas, wat hier hanteer kan word, is ‘n wye verskeidenheid van sake, wat in breë trekke oor die groep se strategiese ankers en tematiese doelwitte, bedreigings binne of buite die maatskappy en die impak van die kompetisie handel. Vier basiese merkers, wat gewoonlik hierdeur geraak behoort te word, is dinge soos die span se gesondheid en werkswyse, algehele helderheid en duidelikheid in die maatskappy, kommunikasiestrategie en menslike sisteme en hoe elkeen funksioneer en vaar.
Lencioni lê klem daarop dat alhoewel sommige vergaderings vervelig is, daar uiters hard aan gewerk moet word om dit effektief te kry, aangesien geen maatskappy, besigheidsprojek of gemeente effektief sal wees sonder goeie en gesonde vergaderings nie.
Comments