Vergaderings

Vergaderings is ‘n groot deel van ‘n leier se lewe. Daarom is ek altyd verstom om te hoor dat mense nie van vergaderings hou nie, of dat leiers vergaderings beskou as onproduktief. Toe ek een keer aan die Hoof uitvoerende beampte, vir wie ek destyds gewerk het, voorstel dat ons meer vergaderings behoort te hou, het hy gesê dat hy eenvoudig “te veel werk het om heeldag in vergaderings te sit”. Nog ‘n keer toe dieselfde Hoof uitvoerende beampte saam met die Bestuurspan in ‘n vergadering sit, maak hy die opmerking dat ons nou moet klaarmaak, want hy moet gaan “werk”, asof vergaderings niks met werk te make het nie.

Ek is mal oor vergaderings. Ek dink goeie vergaderings is die dryfenjin van sukses. Goeie vergaderings bring helderheid, fokus, produktiwiteit, eenheid en selfs sekuriteit. Ek lei tans ‘n organisasie, waar ons nou al vir ‘n paar jaar relatiewe sukses en eenheid beleef, na vorige jare van innerlike konflik op bestuursvlak. Wanneer mense my vra waaraan die sukses toegeskryf kan word, dan antwoord ek heel dikwels met die woorde: “Genoeg goeie vergaderings!” Die mense is meestal verbaas om dit te hoor.

Dalk moet die verskil in die byvoeglike naamwoord “goeie” vergaderings lê. By “goeie” word bedoel produktief, aangenaam en opbouend. Kom ons wees eerlik. Vergaderings kan inderdaad sieldodend wees. Ons almal was al deel van vergaderings, waar ons skaars kon wakker bly, of waar die atmosfeer of interaksie so toksies en onaangenaam was dat die meeste mense nie kon wag om daar weg te kom nie. Maar hoe lyk ‘n goeievergadering? Patrick Lencioni noem ‘n paar elemente van goeie vergaderings, waarby ekself ook ‘n paar punte byvoeg:

1. Gesonde verhoudings en ‘n hoë mate van vertroue moet goeie vergaderings voorafgaan. ‘n Kultuur van verhoudings en vertroue is die beste soort konteks, waarin goeie vergaderings gehou kan word. Vergaderings kan natuurlik ook gebruik word om verhoudings en vertroue te vestig. Wanneer verhoudings gesond en vertroue hoog is, is die atmosfeer in ‘n vergadering gemaklik en ontspanne en word besluite vinnig en effektief geneem. Indien die aard van die vergadering dit toelaat, eet saam en geniet mekaar se geselskap, terwyl die vergadering voortgaan.

2. Elkeen moet die doel van elke vergadering verstaan. Dis vreemd hoe ek al in vergaderings was, waar mense net begin praat sonder om te kommunikeer wat die uitkoms van die vergadering veronderstel is om te wees. Wat die doel van die vergadering is, bepaal egter hoe mense deelneem. Wil ons byvoorbeeld in hierdie vergadering ‘n korttermyn taktiese probleem oplos, of ‘n strategiese saak? Word daar van die lede van die vergadering verwag om ‘n dinkskrum te hou, te debatteer, ‘n alternatiewe oplossing te bied, of net te sit en luister? Stel altyd die doel, asook die uitkoms, wat verwag word.

3. Maak duidelik wat op die spel is. Verstaan lede van ‘n vergadering wat verlore kan gaan, wanneer die vergadering nie optimaal funksioneer nie? Dit moet vir almal duidelik wees wat die verlies gaan wees, wanneer slegte besluite geneem word. Daarom behoort alle lede van ‘n vergadering aangemoedig te word om met die nodige energie te kom, die bereidwilligheid om aktief deel te neem en hulle beste te gee en op hulle skerpste te wees.

4. Begin die vergadering reg. Prikkel van die begin af die mense se aandag deur die doel of implikasies van die vergadering kreatief en innoverend te stel. Daarom moet die eerste tien minute van ‘n vergadering fundamenteel belangrik wees.

5. Sit ‘n gepaste hoeveel tyd opsy. Is hierdie vergadering veronderstel om net ‘n 5 minuut-blitsvergadering te wees, waar elkeen vinnig verduidelik waarmee hy of sy hierdie week gaan besig wees, of is dit ‘n begrotingsvergadering, waar ‘n aanbieding gaan plaasvind met genoeg tyd vir vrae vra en antwoorde gee? Is dit ‘n strategiese dinkskrum, waarvoor daar ten minste drie ure nodig is om kreatiewe idees op die tafel te plaas en innoverende konsepte te vorm? Niks is so frustrerend soos wanneer daar nie genoeg tyd is vir ‘n gewigtige saak óf te veel tyd vir ‘n geringe sakie wat net tien minute kon geneem het nie.

6. Sorg dat die vergadering energiek is en dat mense dit geniet om daar te wees. Neurowetenskap vertel vandag vir ons dat mense die beste leer en die kreatiefste is, wanneer die pret-area van jou brein gestimuleer is. Gebruik humor - ‘n gesonde tergkultuur kan ook baie help.

7. Stimuleer genoegsame, opbouende konflik. Konflik is die woord, wat Lencioni gebruik, maar dalk is dit nie die beste woord nie. Sy punt is dat jy mense moet aanmoedig om vreesloos te verskil. Hierdie verskille moenie persoonlik wees nie, maar ideologies. Opponerende verskille in opinies moet uitgesoek, na die oppervlak gebring en ontgin word. So praat ‘n mens fundamenteel-kritiese sake genoegsaam en deeglik deur. Lencioni beskou dit as katastrofies, wanneer mense met nuttige opinies rondloop, maar dit nooit opper nie, omdat dit verskil van iemand anders in die span. Elkeen se denke is nodig en meer as dit: elkeen se kreatiewe denke is nodig om saam met die res se idees geskaaf te word sodat die beste moontlike oplossings en strategieë gevind kan word.

So kan vergaderings ‘n vreugde vir almal betrokke word, nie net diegene, wat deelneem nie, maar ook vir die welsyn van die maatskappy of gemeente.

Vergaderings kan ‘n instrument word wat Jesus se koninkryk laat naderkom.

Here laat U koninkryk kom, ook in en deur vandag se vergadering!